Liña estratéxica 2: Racionalización da administración da Universidade

A progresiva deriva cara á hiper-burocratización da Universidade require de medidas que racionalicen os procedementos administrativos coa finalidade de reducir o tempo que se ocupa neste tipo de tarefas. É preciso deseñar un modelo de xestión áxil e transparente baseado na cultura da corresponsabilidade implicando a todos os sectores no proceso de cambio que debe ser iniciado.

 

É preciso a posta en marcha inmediata dun plan de racionalización da administración da Universidade de Vigo que parta dunha análise integrada da totalidade dos procedementos administrativos e da eliminación de todas aquelas duplicidades ou requirimentos adicionais que se estean a desenvolver na actualidade. É necesario racionalizar os procedementos de seguimento e control da xestión académica.

 

Esta liña estratéxica estará liderada pola Xerencia da Universidade en estreita coordinación coa Secretaría Xeral e as Vicerreitorías e contará co apoio, asesoramento e seguimento dunha comisión delegada do Consello de Goberno formada por todos os sectores implicados. Unha vez estudados os resultados desta análise de procedementos e valorada a experiencia da organización administrativa actual tomaranse as decisións necesarias para resolver as disfuncións detectadas.

De xeito paralelo a este proceso, é absolutamente prioritario deseñar un novo programa de formación do persoal de administración e servizos e desenvolver un ambicioso plan de conversión da Universidade de Vigo nunha institución dixitalizada.

 

Obxectivo 2.1. Reducir significativamente o tempo dedicado á tarefas burocráticas

 

Accións

  1. Elaborar un Programa de actualización do sistema de administración e xestión da Universidade de Vigo. Este Programa, que será presentado nos primeiros 100 días da acción de goberno para a súa aprobación no Consello de Goberno, elaborarase contando coa participación activa de todos os actores da comunidade universitaria e especificará o plan de execución concreto, priorizará os proxectos e definirá un calendario de implantación. O Programa sustentarase en tres eixos de acción vehicular:

 

  1. a) Posta en marcha dun programa integral de maximización e optimización dos recursos informáticos. Sustentado no programa de actualización do sistema de administración e xestión que será previamente aprobado, será necesario o desenvolvemento dun plan ordenado que conduza á dixitalización integral da Universidade, prestando especial atención a aqueles servizos e áreas nos que as deficiencias son máis salientables. O resultado deste proceso de dixitalización debe conducir a unha simplificación significativa dos procedementos mediante a eliminación completa do uso do papel, a implantación da sinatura dixital en todos os procedementos e a emisión automática de informes e certificados. No proceso buscarase a mellora das aplicacións existentes e a interconexión entre aplicacións existentes e futuras, no marco dunha plataforma única que permita a extracción de datos e o tratamento axeitado da información.
  2. b) Integración dos procesos e servizos. Será obxecto de análise a detección dos puntos de confluencia entre as diferentes áreas de actividade da universidade co fin de achegar valor á cadea de información e evitar duplicidades innecesarias na súa xestión. Identificaranse en cada procedemento as tarefas que se deben asignar a cada membro da comunidade universitaria e deseñaranse fluxos de información claros en todas as fases dos procesos automatizando e axilizando as transicións entre axentes. Poranse en marcha accións piloto en Centros e Unidades nos que se ensaiarán a escala os novos procedementos deseñados. Débese garantir a coherencia entre as normativas e os novos procedementos incorporando as modificacións que sexan necesarias.
  3. c) Globalización da atención á comunidade universitaria. Un elemento consubstancial ao deseño do Programa é a concepción da Universidade de Vigo como un órgano unitario de acción desconcentrada, con diversidade de obxectivos, actores e áreas de interese. Isto implica a necesidade de que o Programa a desenvolver manteña unha estratexia coherente, que sendo única para todo o persoal sexa quen de adaptarse ás necesidades particulares de cada campus, actor ou área de actividade. A garantía deste enfoque obterase, en primeiro termo, da participación activa da comunidade universitaria na identificación das necesidades e na proposta das solucións.
  4. Optimizar os procesos de concurso do PAS. Realizarase un estudo das posibilidades de automatización dos procesos de concurso do PAS para procurar a súa transformación nun procedemento continuo que axilice a cobertura de prazas da RPT e contribúa a estabilizar a dotación de persoal das unidades administrativas.
  5. Desenvolver os Estatutos da Universidade de Vigo. Coa aprobación dos novos regulamentos e instrumentos administrativos, impulsarase, conforme á legalidade, a racionalización administrativa, eliminando procedementos e trámites innecesarios, facilitando o funcionamento dos órganos e unidades administrativas e académicas, así como o desenvolvemento da vida académica de estudantes, PDI e PAS.